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Todo lo que tienes que saber del RPA

Administrador - MSP marzo 1, 2021 DAT# 801

La relevancia de la RPA (Robotic Process Automationen inglés) ha crecido en los últimos años para las empresas, debido a que, tiene la capacidad de generar procesos más sencillos, de mayor calidad y disminuir costos.

Es necesario saber que la automatización de los procesos es un camino a recorrer al vivir en un periodo de transformación digital. En la implementación de esta tecnología se tiene que analizar la situación actual de los procesos, buscando en primer lugar, organizarlos y digitalizarlos, para posteriormente automatizarlos usando o no tecnologías cognitivas.

Las etapas de la madurez de la operación

Organización

Este primer paso, es fundamental para la automatización porque al automatizar un proceso de manera errónea, los robots no podrán ser aprovechados correctamente o hará que la automatización sea viable, agregando costos irrecuperables (sunk costs).

El objetivo de la misma es hacer que los procesos sean más eficientes, de mayor calidad y eficaces, generando mejoras en los flujos de tareas. Además, implementa la organización de tareas y actividades finalizadas, la reorganización de las partes humanas involucradas en los procesos y la utilización de soluciones de contorno.

Digitalización

La segunda etapa va desde la transformación de documentos físicos a digitales, dejando de lado la necesidad de convertir la información física en digital de manera manual hasta llegar a la estructuración de los flujos de trabajo.

Automatización

Es aquí donde se convierte en una etapa natural, ya que, al tener los procesos organizados y digitalizados, se pueden conseguir insumos de forma estructurada en relación a los procesos con mejor potencial de automatización.

Por consiguiente, es importante pensar en procesos con gran volumen, de baja incidencia para toma de decisiones y que implementen pocos sistemas para conseguir una automatización viable tanto económicamente como financieramente.

Hoy en día, se destaca la “regla del 5” para tener mayor potencial en la automatización:

No más de 5 decisiones.
No más de 5 aplicaciones conectadas.
No más de 500 clics.

Las ventajas de esta etapa son; ahorro en los costos de personal físico, más alta cantidad de volumen de procesamiento, disminución de riesgos y más conformidad y agilidad.

Al mismo tiempo, se tiene que iniciar por la configuración de trabajos robóticos. Los robots no tienen consciencia, no pueden realizar asociaciones y tampoco toman decisiones por iniciativa propia, por ende, hay que documentar la secuencia de las tareas que el software ejecutará.

Es indispensable tener en cuenta durante la configuración del modelo los posibles errores y fallas que se pueden dar en la ejecución de tareas y trabajos.

Como se mencionó anteriormente, los robots no piensan, así que, al tener una falla que no ha sido agregada en el proceso robótico, éste se detendrá afectado negativamente a todas las operaciones de la empresa.

Tecnologías cognitivas

En las tecnologías cognitivas se implementan aspectos de la Inteligencia Artificial (IA) en la ejecución de procesos robóticos o en la automatización de procesos que contienen información no estructurada y que tienen diversas decisiones.

En los posibles usos de la tecnología cognitiva, se puede emplear el procesamiento de lenguaje natural o NLP (Natural Processing Language), que se caracteriza por la interpretación de discursos y textos, agregando consigo poder expresar respuestas en varios canales.

Otro de sus usos es la utilización del aprendizaje automático (machine learning), junto con modelos informativos que asimilan la información mientras se procesan los elementos, generando nuevas decisiones hasta nuevos flujos de tareas.

Una de las ventajas del uso de tecnologías cognitivas son las nuevas posibilidades para efectuar procesos, haciendo más sencillo la realización de operaciones autónomas, la automatización de procesos complejos, hacer mejoras en operaciones robóticas para planes informatizados y más.

Cabe destacar, que las implicaciones del establecimiento de los modelos en la etapa de Automatización son las mismas que en ésta etapa. Ello quiere decir, que se debe de iniciar por la definición de los potenciales procesos, el análisis de la viabilidad financiera y económica, definir las plataformas tecnológicas, los modelos tecnologías, configuración de los procesos y finalizar con la implantación de estos y de las tecnologías del negocio.

Al conocer todas las etapas de madurez de la Operación, las empresas podrán establecer cuáles son las etapas que quieren obtener en cada una de sus operaciones operativas y, crear planes para lograrlas.